La recopilación, difusión y control de publicaciones y perfiles de autores en instituciones académicas. Una importante labor de las Bibliotecas

Es indiscutible el derecho que tiene cada institución académica a conocer  y divulgar lo que publica su personal investigador, dónde publica y los datos de sus publicaciones. En las instituciones académicas la disponibilidad de lo que publican nuestros investigadores nunca es completa incluso para las propias instituciones a las que pertenecen, a pesar de desarrollo del Open access.

Las restricciones presupuestarias nos obligan a restringir suscripciones y contratos de accesos, dejando fuera una serie de publicaciones en las que se ven reflejadas las investigaciones de nuestros autores.

Revisar  las condiciones de derechos de autor de las revistas en las que se publica, hacer seguimiento de los posibles accesos abiertos e incrementar el repositorio institucional de manera periódica, controlada y profesional es un trabajo importante para las bibliotecas académicas. Pero también es importante la recopilación, normalización y difusión de datos bibliográficos de manera abierta, aunque los datos correspondan a publicaciones que no son Open access.

¿Qué es lo que han publicado por los autores/investigadores? ¿Son esas publicaciones las que reflejan el conocimiento, los problemas y las investigaciones llevadas a cabo dentro de nuestro entorno institucional?. Las Memorias universitarias contienen apartados dedicados a informar sobre el tema, pero actualmente son las bibliotecas universitarias con un personal especializado en tareas bibliográficas las que pueden realizar el seguimiento continuo, la recopilación y la difusión de la información en plataformas de Open access. En resumen, no deja de ser la aplicación del control bibliográfico universal a las instituciones de investigación (Library of Congress Working Group on the Future of Bibliographic Control, 2008).

El control bibligráfico de los autores de instituciones académicas

Esta cuestión es aparentemente sencilla pero requiere una ardua tarea de rastreo en bases de datos, de importación, limpieza de datos, eliminación de duplicados, unificación y normalización de referencias bibliográficas. Y se encuentra con los siguientes problemas:

- Los artículos científicos no tienen Depósito Legal, por lo tanto es un tipo de publicación que queda al margen del control bibliográfico regional o local. No se puede recurrir a esto.

- Los investigadores publican principalmente artículos en revistas científicas ajenas a las instituciones a las que pertenecen. Si las revistas están indexadas en las principales bases bibliográficas científicas es posible hacer un seguimiento de nuestros autores, pero queda una parte considerable fuera de ellas.

- Todavía existen revistas académicas propias que luchan por mantenerse en un mercado global muy competitivo, pero la cantidad de artículos de nuestros autores en ellas es mínima. De estas revistas se realizan indexaciones detalladas, especialmente para Dialnet. La recopilación sistemática y periódica de datos de Dialnet no es tan sencilla como la de Scopus, Wok, Wiley y otras bases de datos internacionales.

- Las participaciones en congresos, conferencias, etc., constituyen otro apartado difícil de seguir si no están indexadas en bases bibliográficas. Sólo a través de repositorios, plataformas de open access, y plataformas especializadas tipo Academia, Research Gate o Mendeley se puede capturar información.

- Los servicios de publicaciones de las universidades apenas publican libros relacionados con lo que el personal investigador de esa universidad escribe. No son reflejo de la actividad investigadora, ni sus catálogos tampoco.

- Pedir a los propios autores que registren sus publicaciones en alguna base de datos interna o que suban publicaciones a nuestro repositorio institucional es una buena medida, que se está llevando a cabo, pero no tiene más que unos resultados muy parciales e inexactos. La información existente en los CVN (Curriculum Vitae Normalizado) es bastante útil para los autores que están acumulando méritos académicos, pero es una solución algo complicada porque los CVN son privados de cada investigador y hay que conseguir la autorización de administradores para exportar datos globales.

Datos, repositorios y Open access

Por tanto, las bibliotecas académicas son las instituciones que pueden tener el personal y los recursos más apropiados para llevar a cabo este objetivo. Dar a conocer las publicaciones de investigación desde las bibliotecas universitarias es un trabajo que tiene cada vez más peso en nuestra tareas y que enlaza con el desarrollo de los repositorios institucionales. Revisar los datos de los repositorios, los formatos de los archivos y comprobar la normalización de nombres y otros identificadores forma parte del trabajo de preservación digital que igualmente llevan cabo las bibliotecas Además, desde la biblioteca se realiza el trabajo de revisión y control de los formatos y otras características de contenidos digitales científicos para asegurar su preservación y permanente disponibilidad en la Red. La labor de conservación de contenidos digitales es una tarea esencial de los repositorios (Madallia, 2012).

Una vez recopilados todos los datos de publicaciones (sean o no Open access) es fundamental cargar esos datos en colecciones institucionales incluidas los url de aquellos artículos que, siendo electrónicos, no tengan acceso abierto. No tiene por qué coincidir exactamente con el repositorio Open access pero se pueden utilizar las plataformas para distribuir la información en la Red con una estructura de metadatos perfectamente normalizados. Y además sirve de pasarela a futuras plataformas Open access ya que las nuevas políticas y normativas tanto españolas (España, 2011) como europeas (Eurohorc, 2008) para la promoción del Open access han llevado a que muchas publicaciones que cuando se publican son de acceso restringido, al cabo de cierto tiempo pasen a estar en abierto. Si conseguimos ser rastreados por Google scholar habremos conseguido una importante labor de difusión.

En relación con lo anterior, hay un tema en el que tenemos que hacer un importante esfuerzo de formación con los investigadores: convencerles de la necesidad de revisar y atender a su identidad digital, por ejemplo, la normalización del nombre en firmas de artículos. El cuidado de la identidad digital es uno de los puntos básicos para el SEO académico (y para cualquier proceso SEO en realidad). No olvidemos que un correcto perfil académico mejora el h-index del investigador. Es algo que muchos investigadores ignoran y que los bibliotecarios que trabajamos en tareas de información bibliográfica observamos con frecuencia.

Identidades de autores. Orcid

Ahora bien, por mucho que los autores normalicen su firma no debemos olvidar que la forma en que se generan los nombres de artículos y las identidades en las grandes bases de datos bibliográficas es un proceso automatizado que puede generar errores a pesar de que los autores hayan firmado correctamente. No hay más que ver los errores en los índices de “Author-ID” en Scopus o en WoK, por ejemplo. Así, la recopilación de artículos académicos y la asignación a sus autores es un tarea muy complicada que conlleva la revisión de perfiles académicos en esas bases de datos.

Una reciente solución que puede resolver este problema es el identificador Orcid. En este proyecto, ya comentado en la lista de distribución Iwetel y en la revista El profesional de la información por García Gómez (2012), pueden participar las bibliotecas universitarias como centros de coordinación de perfiles de investigadores. Sin duda es un trabajo nuevo que será beneficioso para los bibliotecarios, para las bibliotecas académicas, para nuestras instituciones y para los investigadores.

La cantidad de datos sobre publicaciones de nuestros investigadores que podemos recopilar en las bibliotecas requiere un trabajo muy especializado, en el que hay que verificar datos bibliográficos y datos de identificación de autores y afiliaciones. A ello hay que añadir el seguimiento de publicaciones Open access y la carga documental en nuestros repositorios, tarea igualmente encomendada a las bibliotecas. La utilización de un identificador único por parte de los autores y la promoción de Orcid en nuestras instituciones es una buena solución para evitar errores de identificación y mejorar las evaluaciones. Además la posibilidad de utilizar Dspace como “plataforma de paso” de la Memoria de publicaciones al repositorio o al CVN, nos permite tener una excelente herramienta de difusión, y es una buena solución con la que podemos rentabilizar estos trabajos en una biblioteca universitaria.

Todo ello supone una importante actividad bibliotecaria en la que se coordinan diferentes servicios y personas con un resultado eficaz. Es una nueva tarea profesional ligada a un concepto totalmente clásico, el control bibliográfico.

Referencias bibliográficas

Library of Congress Working Group on the Future of Bibliographic Control. “LC Draft Report on the Future of Bibliographic Control” (January 9, 2008).
http://www.loc.gov/bibliographic-future/news/lcwg-ontherecord-jan08-final.pdf

Madallia, Devika P.; Barveb, Sunita; Amina, Saiful. “Digital Preservation in Open-Source Digital Library Software”. Journal of Academic Librarianship, march, 2012.
http://dx.doi.org/10.1016/j.acalib.2012.02.004

ESPAÑA. “Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación (art. 37)”.
http:/www.boe.es/boe/dias/2011/06/02/pdfs/BOE-A-2011-9617.pdf

ESPAÑA. “Real Decreto 99/2011, de 28 de enero, por el que se regulan las enseñanzas oficiales de doctorado. Artículo 14”.
http://www.boe.es/boe/dias/2011/02/10/pdfs/BOE-A-2011-2541.pdf

EUROHORCs’ Recommendations on Open Access.
http://www.eurohorcs.org/SiteCollectionDocuments/EUROHORCs_Recommendations_OpenAccess_200805.pdf

García-Gómez, Consol. “Orcid: un sistema global para la identificación de investigadores”. El profesional de la informacion. 2012, v. 21, n. 2, pp. 210–212.
http://dx.doi.org/ 10.3145/epi.2012.mar.14