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La preservación digital y los depósitos institucionales

Cómo citar este artículo:
Keefer, Alice. “La preservación digital y los depósitos institucionales“. Anuario ThinkEPI, 2007, v. 1, pp. 196-199.

La preservación digital y los depósitos institucionales

Ayer se publicó en IweTel una nota de Roser Lozano en la que se refería a las bibliotecas, los archivos y los museos como los pilares básicos de la memoria de la humanidad, lo que la Unesco denomina las ‘instituciones de la memoria. Aunque no pretendo entrar en el hilo de los mensajes sobre el papel de cada una, me ha parecido un buen punto de partida para mi primera aportación al forum ThinkEpi, sobre la preservación de los recursos digitales.

Es evidente que las bibliotecas, los archivos y los museos han demostrado su capacidad a lo largo de los años (e incluso siglos) de preservar los materiales del pasado. Las profesiones a que dieron vida estas instituciones han establecido normas, criterios, pautas, etc., para guiar las políticas y las acciones en cuanto a la preservación de la memoria intelectual de nuestra civilización universal. Ahora se plantea el gran reto de cómo proteger los recursos digitales, tal y como se ha podido hacer con los materiales en soportes tradicionales.

El problema tecnológico, aún sin ser lo más problemático, suele ser el más inmediato y visible. Por ejemplo, lo que más distingue la preservación de materiales digitales de los tradicionales son aspectos como:

  • su dependencia del entorno informático;
  • velocidad de los cambios de este entorno;
  • fragilidad de los soportes;
  • facilidad de modificar los datos (y por lo tanto, la dificultad de garantizar la autenticidad y la integridad de los documentos), y
  • la intervención activa necesaria a lo largo de la vida del recurso.

Las principales estrategias aplicadas actualmente para frenar la pérdida de información digital son, de forma resumida:

  • preservación de la tecnología,
  • migración de los datos,
  • emulación de las aplicaciones informáticas originales.

Pero, tal y como se afirmó en el informe, Digicult report: technological landscapes for tomorrow’s cultural economy; unlocking the value of cultural heritage (Luxembourg: Office for Official Publications of the European Communities, 2002), se consideran estas estrategias como short-term solutions to a long-term problem (p. 15). Es decir, nuestros conocimientos actuales más punteros no nos garantizan la capacidad de preservar lo que estamos creando para un futuro medio y lejano.

La razón por la que nuestros esfuerzos para preservar el bitstream no son suficientes es que otros retos más allá de los tecnológicos representan obstáculos aún más complejos para superar. Se trata de problemas:

  • legales: ¿cómo preservar un recurso reproduciéndolo o reformateándolo si no tenemos el permiso del titular?;
  • económicos: ¿cómo mantener y actualizar la infraestructura y los recursos necesarios para garantizar la perdurabilidad de los documentos a lo largo de los años?;
  • institucionales: ¿cómo asegurar el compromiso institucional permanente? ¿cómo convencer a todos los implicados –los stakeholders- de la necesidad de colaborar? ¿cómo verificar si se cumple todo lo que se promete?

En el último año muchas instituciones a nivel internacional y también en España se han comprometido a crear depósitos digitales (digital repositories), sobre todo en el entorno universitario donde se está implantando el software especializado a este fin, como por ejemplo Dspace. De todas formas el principal enfoque de estos depósitos actualmente es asegurar la captación y la descripción de estos recursos para su recuperación posterior, principalmente de acuerdo con la iniciativa de Open Access –por cierto un objetivo muy loable-. Pero son pocas las instituciones que han afrontado plenamente al problema de la preservación a largo plazo.

Hace quince días tuve la oportunidad de asistir a unas jornadas sobre la preservación digital en las bibliotecas digitales, auspiciadas por dos proyectos europeos: Delos y Erpanet y subvencionadas en parte por el UK Digital Curation Centre. Los ponentes eran expertos de diferentes instituciones europeas, norteamericanas y australianas. Como si se debiera a un acuerdo previo, cada ponente se disculpaba de haber expuesto más incógnitas que soluciones, ya que a estas alturas hay pocos temas resueltos para explicar.

Lo que está claro es el fundamento común para estos depósitos: el protocolo Open Archival Information System (OAIS), el cual está completamente asumido e implantado por las instituciones que más han avanzado en el terreno de la preservación digital como, por ejemplo, las bibliotecas nacionales de Australia, Gran Bretaña, Holanda y Suecia. El modelo OAIS fue elegido por los consorcios RLG y OCLC como su propuesta sobre depósitos digitales ‘fiables’ (Trusted digital repositories: attributes and responsibilities; an RLG-OCLC report. Mountain View, CA: RLG, 2002). Pero por muy valioso que sea este documento, las pautas que ofrece no son hoy en día suficientemente específicas para la puesta en marcha de depósitos. Varios participantes reclamaron una hoja de ruta para facilitar el inicio del proceso.

Uno de los temas recurrentes en estas jornadas fue la necesidad de establecer un sistema de certificación para los depósitos digitales. Básicamente se tendría que validar la capacidad de la institución –y de su personal- para llevar a cabo lo que pretende hacer. Ejemplos de aspectos que requerirán una certificación son:

  • responsabilidad administrativa
  • viabilidad organizacional
  • sostenibilidad financiera
  • adecuación tecnológica
  • seguridad del sistema
  • adecuación de los procedimientos

Desafortunadamente aún no se ha determinado cómo medir la capacidad de las instituciones. De momento, lo que se prevé es la posibilidad –mediante unas herramientas- de que la propia institución realice una auto validación que se complementaría con una certificación independiente. También, es previsible que se definan unos requisitos básicos, con suplementos para validar prestaciones adicionales.

Pasos para convertirse en repositorio Anne Kenney, de la Cornell University, eligió una metáfora muy curiosa cuando describió en términos parecidos a los que sigue un alcohólico para dejar de beber, los pasos necesarios para que una institución pueda declararse depósito digital al 100%:

  1. Reconocer el problema

    El reconocimiento a menudo ocurre cuando ha habido un problema específico. En el caso de Cornell, fue un proyecto para recuperar datos de un jukebox óptico. El coste: ¡$150.000!

  2. Actuar

    Etapa caracterizada por el inicio de proyectos de preservación digital. Éstos suelen ser aislados y en respuesta a amenazas específicas, cuya resolución tiene una vertiente tecnológica.

  3. Consolidar

    Reconocer la existencia de normas y pautas externas y darse cuenta de que los proyectos aislados e independientes no son eficaces ni rentables. Los proyectos se convierten en actividades continuadas y vinculadas a los objetivos y las políticas institucionales.

  4. Institucionalizar

    Se aplican esfuerzos para coordinar los proyectos existentes, aplicar las normas externas y actuar de forma coordinada a nivel institucional. La institución se compromete a una dedicación presupuestaria fija a largo plazo.

  5. Externalizar

    Se busca la colaboración de otras instituciones mediante relaciones formales e informales.

No obstante ser una las primeras instituciones en desarrollar un depósito institucional (empezado en 2001), Kenney afirma que la Cornell está tan solo en el nivel 3 aunque reconoce que hay algunas iniciativas que les acercan al nivel 4.

Conclusión

La preservación de los recursos digitales es un reto al que tarde o temprano tendrá que enfrentarse toda institución –biblioteca, archivo, museo- que pretenda preservar para futuros usuarios lo que se genera hoy en formato digital. Sin lugar a duda, hay un largo camino por delante. Las instituciones que justo se introducen en la cuestión –por ejemplo las que se identifican con el nivel 1-, más vale que empiecen con pasos modestos pero coherentes, siguiendo las mejores prácticas ya identificadas por otras que previamente han recorrido el mismo camino.

Alice Keefer
alice.keefer @ ub.edu
Profesora colaboradora, Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona