La semana pasada en IweTel se distribuyó una nota de Sandra Reoyo, del CBUC, informando sobre la inauguración de RecerCat el nuevo depósito digital de documentos inéditos provenientes de la comunidad universitaria y de investigación en Cataluña. Tal y como explica Sandra en su nota, los objetivos son dar más visibilidad a los investigadores y a sus instituciones, ofrecer acceso abierto a estos documentos (que, además de ser de acceso gratuito también están en régimen de licencias Creative Commons y contribuir a la conservación de los documentos depositados.

Desde luego, este esfuerzo es muy importante y es muy probable que otros depósitos –institucionales , consorciados o temáticos- empiecen a crearse a corto o medio plazo. De esta forma los autores de nuestros centros tendrán dónde guardar sus documentos ya que muchos ahora lo hacen de una forma poco estructurada y estandarizada, dejándolos en su propia página web, sin ninguna garantía de una gestión y preservación según las best practices o recomendaciones actuales.

Y es precisamente este punto que yo quisiera resaltar en esta nota ThinkEPI: las actuaciones y las actitudes de los autores sobre el self-archiving [auto-archivo] o sea, la remisión del documento al depósito realizada por el autor. ¿Por qué este interés en el autor? Sencillamente porque si no colabora los depósitos no crecerán y se verán limitados en su propósito de mejorar la visibilidad de los autores, dar acceso abierto a los documentos y contribuir a la preservación de los mismos.

Basados en la experiencia documentada en la literatura profesional de los últimos años, refrendada por varias encuestas de autores y de depósitos digitales institucionales, muchos expertos ya consideran que la inercia del autor es uno de los mayores retos para los archivos institucionales (y, como consecuencia, para el cumplimiento del Open Access). Este hecho es a la vez sorprendente y desconcertante porque, tal y como afirma Peter Suber, se trata del colectivo que mayor interés tiene en que se amplíe el acceso a la información científica y, al mismo tiempo, es el único capaz de que este objetivo se realice.

Las ventajas del self-archiving para el autor son evidentes: una mayor visibilidad que puede luego conducir a un incremento en el número de citas; una gestión en un entorno estable con la descripción normalizada de acuerdo con el protocolo OAI-PMH; y una mayor garantía de la conservación del documento, incluyendo su migración a nuevos formatos y plataformas informáticas en el futuro.

Si hay tanto que ganar al archivar los trabajos en los depósitos digitales ¿por qué entonces se percibe tanta reticencia por parte de muchos autores? Esta inercia se puede atribuir, en términos generales, bien a la resistencia frente a las nuevas formas de trabajar o bien a un desconocimiento de algunos aspectos del proceso, como :

• del estado de los derechos de autor de los trabajos ya publicados o de los realizados en equipo;
• de la existencia del depósito;
• de lo que se requiere y de cómo proceder.

También se detectan percepciones negativas, no confirmadas por la experiencia real: por ejemplo temor a tener que invertir demasiado tiempo o a problemas técnicos. El estudio Swan/Brown registra esta preocupación expresada por autores que no realizan self-archiving, y luego la contrasta con los comentarios de los autores partícipes en depósitos digitales, los cuales revelan que el tiempo requerido para depositar un documento no suele llevar más de un par de minutos, excepto la primera vez que requiere alrededor de 1 hora.

Como nota positiva ha habido un incremento en el número de autores que depositan sus trabajos en los archivos institucionales o temáticos. El ya citado estudio de Swan/Brown demuestra que de los 1.300 autores que contestaron la encuesta, el 32% había archivado trabajos propios en depósitos institucionales (20%) o temáticos (12%). Aunque esta participación puede parecer muy escasa en comparación con el gran volumen de trabajos producidos por las instituciones, de hecho representa un incremento considerable sobre las cifras del año anterior: 100% en el primer caso y 60% en el segundo.

Otro indicador positivo es que los resultados del JISC/OSI Journal authors survey report, una encuesta realizada previamente a la mencionada antes, muestran que la mayoría de los autores están predispuestos a cumplir con un eventual requerimiento de sus instituciones para depositar sus trabajos.

Muchas instituciones ya reconocen la necesidad de redoblar sus esfuerzos para asesorar y formar a los autores en los procedimientos de cómo auto-archivar. La responsabilidad final para la captación de los contribuyentes y su material digital suele recaer sobre la biblioteca, ya que en la mayoría de los casos ésta se perfila como la encargada del depósito digital.

A menudo se elige entre 2 estrategias: obligar a que se deposite el material, con la aplicación de un castigo a los que no lo hagan, y animar a la colaboración, por ejemplo mediante incentivos adicionales a quienes lo hagan. El reciente artículo de Van Westrienen/Lynch expone algunos de los métodos utilizados por depósitos de 13 países (10 de ellos europeos).

Se ha constatado que la promoción más efectiva es la efectuada por otros autores de la misma institución o del mismo colectivo que ya han tenido una experiencia positiva como, por ejemplo, el aumento del número de citas como resultado de la disponibilidad de sus trabajos en régimen de acceso abierto.

El nivel de aceptación del self-archiving y el porcentaje de remisiones realizadas varían considerablemente entre las diferentes disciplinas. El porcentaje de autores suele ser más elevado en aquellas disciplinas en las que ya existían archivos digitales temáticos: física, economía, informática, etc.

Por ello las instituciones tendrán que adaptar las campañas promocionales a cada colectivo. Algunos de los métodos empleados son seminarios, talleres, sesiones de demostración, presentaciones en grupo a miembros del mismo departamento, carteles, etc. Más allá de las promociones, los expertos también coinciden en la importancia de que los procesos de remisión sean lo más sencillos y transparentes posible.

Además, es probable que el cumplimiento sea desigual, al menos en la primera etapa. En efecto, algunas instituciones como el MIT han optado por dejar la decisión sobre qué incluir en el depósito central –artículos publicados, material docente, trabajos inéditos– en manos de cada departamento [Barton/Walker]. De forma parecida, el proyectado depósito nacional del Reino Unido [Rowland] prevé que no se impondrá ninguna condición sobre el tipo de material admitido, ya que cada institución deberá establecer sus propias normas.

Como se puede apreciar, los autores son la clave para el éxito de los depósitos digitales, pero aún queda mucho por hacer para convencerles de que el self- archiving es beneficioso para ellos, para sus instituciones y para la comunidad científica entera. La responsabilidad de gestionar los depósitos y también de reclutar los nuevos adherentes es otra de las nuevas funciones que se atribuye a las bibliotecas en el nuevo entorno digital.

Alice Keefer
alice.keefer @ ub.edu
Profesora colaboradora, Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona